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医学学会照片档案整理体会


□ 邹伟玲

武汉医药卫生学会联合办公室,湖北武汉430014

摘 要:

照片档案,作为档案的一种载体形式,已成为档案室藏的重要组成部分。因此做好照片档案收集整理工作显得尤为重要。

邹伟玲

EXPERIENCE IN TIDY UP PHOTO ARCHIVES OF MEDICAL ACADEMY

ZOU Weiling

【摘要】照片档案,作为档案的一种载体形式,已成为档案室藏的重要组成部分。因此做好照片档案收集整理工作显得尤为重要。

【关键词】医学学会照片档案整理体会

doi:10.3969/j.issn.1671-332X.2012.09.060

照片档案,作为档案的一种载体形式,已成为档案室藏的重要组成部分。它与文书档案相辅相成,起着互相说明、互相印证的作用。由于照片档案具有更强的直观性,在记录医学学会发展轨迹、编写医学学会会志、举办大型医学学术活动时,照片档案都会作为首选进入人们的视线,因此做好照片档案收集整理工作显得尤为重要。

我办目前有十四个一级医学学会,照片档案现存二种形式,一种是冲印出来的彩色照片,另一种是用数码照相机拍摄的数码照片。业务部门和职能管理部门在开展活动或举办各种会议后上交的照片不统一,有的上交彩色照片,有的上交数码照片,容易给档案整理造成混乱,经过实际探索,笔者认为应从以下几方面来做好照片档案整理工作。

1统一收集范围

无论彩色照片档案或数码照片档案,凡记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片,均应在收集范围,主要包括:①上级部门重要领导人和医药卫生战线著名人物参加与本单位有关的重大公务活动的照片;②本单位组织或参加的重要外事活动的照片;③记录本单位重大事件、重大事故及其他重大异常情况和现象的照片;④记录各种大型医学学术会议、医学学术活动的照片;⑤本单位其他有保存价值的照片。

2统一收集要求

①所交照片无论是彩色照片、光盘存储照片还是数码照片,都应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、时间内容完整、未加修饰剪裁;②彩色照片底片、照片说明应齐全;③数码照片无底片冲印出的照片尺寸符合标准,用文字简明扼要写明时间、地点、内容、人物;④底片与照片、冲印出的照片与光盘存储照片影像一致。

3照片档案的整理

对于没有归档价值的照片予以清除,可以年为顺序单独放置在备用档案盒中,以备临时征用。反映同一活动、同一场景、同一内容、同一事件、同一人物的照片原则上只收集一张,大型活动或人物较多的可视照片情况收集多张。每张照片都应根据时间顺序统一编号,划分保管期限。照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管,便于提供利用的整理原则。照片档案以下几种形式予以整理。

3.1底片的整理底片收集上来后,用棉球轻轻擦拭上面的灰尘和手印,对照原始照片进行分类,采取按年度问题编号的形式进行编号,并编制底片目录登记簿。同年度同问题一张底片或同年度同问题一组相关的底片为一个保管单位,编一个底片号。如果是同年度同问题的一组底片,在底片顺序号后面还要编一个分号。底片号是按同年度同问题的先后次序编号登记的,对已经确定类别的底片号再加分类号。

3.2照片的整理对收集上来的需要存档的每一张照片都应附有一个说明,对同一个年度问题联系密切的一组照片还要加上一个总说明。照片文字说明的内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等六要素。除文字说明外,为今后方便查找,还需附上符号说明,符号说明的内容包括照片号、底片号和参见号,其中参见号为与本张(组)照片有联系的其他档案的档号。照片档案整理完后,再完成归档立卷工作,可采用编制照片档案卷内目录的方式使位置固定下来。编写照片档案卷内目录主要要注明:按年度问题分类编写的照片号底片号、照片题名、页号、备注。

3.3数码照片的整理完整的数码照片档案应包括数码图像文件、纸质数码照片、文字说明三部分组成。归档的数码照片格式应为TIFF、JPEG格式。对收集上来的数码照片首先要检查照片的数据量够不够大,拍摄时使用什么格式,上交前是否用软件处理过,图片数据是否完整等,对需要转换成TIFF、JPEG格式的数码照片,应在备注栏中记载。如果上交的是已刻好的光盘,还需了解刻录机使用的机型、软件、品牌等。对质量不好的照片,如拍摄数码照片的像素数在500万以下,扫描照片的线数低于600 dpi的照片全部要按照档案管理的要求进行重新复制。对具有永久保存价值的数码照片,一种将数码照片冲印或打印出纸质照片,按双套制要求保存。另一种用光盘、外置硬盘、磁盘等不同载体复制保存,有条件的还可考虑异地存储。数码照片归档时应标明互见号,格式为:全宗号-光盘号-照片号(标注于纸质照片的文字说明中)或全宗号-册号-张号(标注于数码照片的文字说明中)。

4照片档案的分类

4.1会议照片一般小型常规医学学术会议,带会标或横幅的全景照片一张,照片说明写明照片号、会议时间、地点、名称、参加人员(重点写明参加领导的姓名、职务、单位)、主持人(姓名、职务、单位)、摄影者、摄影时间、照片参见号。重要会议如大型国际、国内医学学术交流会议,可选用一张总照片和一组照片来记录会议的全貌,总说明写明会议起止时间、地点、名称、参加人员(重点写明参加领导的姓名、职务、单位)、主持人(姓名、职务、单位)、摄影者、摄影时间、照片参见号。分说明写明照片号、场景内容。

4.2重大活动照片

庆祝医学学会建会八十周年和医学科技期刊创刊三十周年活动,开幕式、主要场景、闭幕式各一张,总说明写明出席活动主要领导和主要专家的身份、职级、职称以及在照片中的位置,主要活动事项、内容、特点、摄影者、摄影时间、照片参见号。分说明写明照片号、场景内容。

4.3重大事故照片如火灾现场全景、近景、主要位置、正面、侧面照片各一张。总说明写明发生事故的原因、时间、地点、名称、摄影者、摄影时间、照片参见号。分说明写明照片号、场景内容。

5照片档案的保管

①存放照片档案的库房条件和防火、防水、防潮、防日光及紫外线照射、防污染、防有害生物、防震、防盗等要求,符合档案馆建筑设计规范。②采用中性偏碱性纸质材料制作的底片册、照片册将底片和照片分开存放,相册的PH值在72~95之间,化学性能稳定,且不易产生碎屑或脱落的纤维。对具有永久保存价值的数码照片,将冲印或打印出纸质照片,按双套制要求保存,另外还需制成一套光盘,光盘放在坚硬的塑料包装盒内竖立存放,避免堆积、挤压,不得弯曲,在使用中注意不要对盘体擦、划。③珍贵的、重要的、使用频率高的底片和照片进行拷贝,异地保存。数码照片以不同载体制作3套,一套封存保管、一套用于查阅使用、一套异地保管。④底片、照片、光盘应恒温、恒湿保存,长期存储环境,24小时内温度的周期变化不应大于±2 ℃,相对湿度变化不应大于±5 ℃。⑤每隔两年对底片、照片进行一次检查,不超过五年进行一次全面检查。光盘每隔两年进行一次抽读检验,发现问题应查明原因,及时采取措施。光盘每四年要转存一次。随着时代的发展,数码照片将成为照片档案的主流,虽然现在还处于两种不同载体的交叉期,但只要我们积极面对,认真研究,不断创新思路,不断大胆求索,总能找到一个适合反映本单位工作特点的照片档案管理方法,就能让照片档案管理工作在本单位各项重点工作中占有一席之地,为本单位的发展提供详实可靠的依据,发挥应有的作用。

参考文献

[1]黄守文,张慧敏.广东省中医院档案管理工作的现状与几点思考[J].现代医院,2010,10(5):139-140.

[2]王晓萍.医院综合档案网络化管理的思考[J].现代医院,2011,11(4):148-149.

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