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高效会议时间管理技巧


□ 张茹

摘 要:

会议是行政管理工作中制定决策方向、促进贯彻落实、增进集思广益、解决实际问题、提高效率水平的重要手段和途径。科学地利用这一重要管理工具,不仅可以使会议本身高效成功。也可以提高会议议题所涉及的工作事项的效能。中西方管理学者们认为,提高会议效率的因素很多,时间管理就是其中的一项重要因素。掌握时间安排技巧。避开低效率时间对提高会议效率大有裨益。

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文/张茹

  会议是行政管理工作中制定决策方向、促进贯彻落实、增进集思广益、解决实际问题、提高效率水平的重要手段和途径。科学地利用这一重要管理工具,不仅可以使会议本身高效成功,也可以提高会议议题所涉及的工作事项的效能。中西方管理学者们认为,提高会议效率的因素很多,时间管理就是其中的一项重要因素。掌握时间安排技巧,避开低效率时间对提高会议效率大有裨益。

  一、会议日程安排

  管理者因工作需要经常要参加各类会议,合理的安排会议日程十分必要。日程安排是召开会议最重要的部分之一。

  首先,把握好会议总量的统筹。现代管理学之父彼得·德鲁克曾指出:一个企业的经理如果用超过25%的时间开会,就是一种病态组织的表现。由此可见,对于中基层管理者而言,会议所占工作总量的比重应更少。精简会议可以采用很多方法,如合并整合会议、充分的会前沟通、减少务虚的会议、采用比开会更好的方式等。

  其次,把握好会议召开日期的统筹。依据人体生物钟的规律,人在不同时期精神状态和注意力集中度是不同的。最好避免在漫长的假期、一个星期的开头和结尾召开会议,主要参与者出差当天或返回当天最好不要召开非紧急会议。加拿大心理学家麦吉尔大学教授德比·莫斯考维茨曾画出了一幅一周工作节律图。根据她的研究,人们在一周之内从事不同任务,其效率会有很大不同。星期一适合布置、分派本周的任务、规划,设定目标,不适合处理矛盾。因此,周一可安排例会,但不适合安排中心组重要办公会议。周二效率最高,可安排专题研讨会,解决工作中难啃的骨头。周三思维活跃,心情较好,适合制定战略决策,是高层召开重要会议的最佳时机。周四人变得最通融,可交流思想、解决争议,适合召开座谈会、总结会。周五人易冒险和过激,一般应少开会。

  再次.把握好会议类型的统筹。对各类会议按重要程度排序,上级单位组织召开的紧急重要会议应首先考虑,预留时间;例行会议合理安排周期;临时会议务求精练紧凑。

  最后,把握好会议制定计划的统筹。每年年初或年底由指定部门根据上级指示精神和本单位实际情况提出召开本单位各类会议的计划。

  二、会议时间安排

  (一)科学地拟定会议召开的时间。首先,需了解一天当中何时开会较为妥当。一般来说,上午人神清气爽、注意力集中,适合开会。随着时间的推移和工作对人精力的消耗,下午人的耐心和专注性被渐渐地消磨,需要快速得出结论的会议最好安排在下午。也可考虑把午餐融入在会议之中,午餐开会既有优点也有缺点,共享食物是联系人们之间感情的一种方法,会议与午餐结合在一起强调了人的社交性,在充满民主氛围的会议上发给与会者一些茶点、果盘就可以起到气氛轻松融洽的作用。

  其次,会议召开的时间点不易在上下班前后半小时。因为这时人的注意力也较为分散。哈佛时间管理理论认为:开会的时间可以采用“零数效应”。人的生物钟在整点的时候会提醒自己的作息安排,把会议召开的时间设定为整点后十至十五分钟这样的零数时间,便于整点时人本能地提醒自己做下一项工作,这样大大地减少了迟到的概率。

  再次,在选择开会时间的时候,应当确保决策者和绝大多数参与者能够出席。可以提前征询,供参会者选择时间。

  最后,考虑会议召开期间的自然因素,如天气、气温、设备、通讯等情况,以免不可抗力出现后,受消极因素的影响,与会者无法安心开会。

  (二)科学地拟定会议持续时间。据心理学家测定,成年人能集中精力的平均时间为45分钟至60分钟,超过这个时间,人最容易精神分散,超过90分钟则普遍感到疲倦,所以应把握好每一次召开会议的时间。如果会议需要较长时间,则应在会议中途安排休息。不同会议类型决定了会议时间长短,大型会议一般会期不宜超过2天,专题会、研讨会可2小时左右,总结会通常约略短至1小时左右,例会短小精悍,以十分钟左右为宜。

  三、会议进程安排

  在注重生产效率的美国和日本的一些大型企业里,通常会核算会议的成本。会议成本=X+2X3XJXNXT。X表示显性成本的总和,即会议明显的耗费,如会场租借费、文件材料费、与会者的交通费、食宿费、活动费以及服务人员的工资等。J代表与会人员每小时平均工资;3表示劳动产值要远比职工工资高;2表示会使经常性的工作和生产中断,损失应以此计:N表示参加会议人数,T代表会议时间(小时)。按此公式可计算出为了召开此次会议导致暂停生产所付出的代价。开会时,将这一计算过程和结果粘贴在会议室的门口,提醒与会者提高会议效率。为了使会议安排得紧凑有序,应在会前、会中、会后做好以下事项:

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