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中小企业信息化建设的道路选择


□ 刘亦陈 刘依恬 曹泰松

摘 要:

最近十几年来,信息化管理手段已在各大型企业普及起来,但中小企业却因为业务相对简单、人才短缺和资金不足等原因较少采用信息化管理手段,使其在竞争中处于不利地位。因而,在新形势下,寻找适合我国中小企业信息化建设的有效途径是当前亟待解决的问题。笔者认为,从中小企业的实际情况出发,它们的信息化建设有四奈道路可走,这些道路中有的已有实施成功的经验,有的还较少有企业尝试。企业可以根据自身的规模、所处条件及经营内容的具体情况,从中选取适合自身情况的信息化建设道路。


  内容提要:最近十几年来,信息化管理手段已在各大型企业普及起来,但中小企业却因为业务相对简单、人才短缺和资金不足等原因较少采用信息化管理手段,使其在竞争中处于不利地位。因而,在新形势下,寻找适合我国中小企业信息化建设的有效途径是当前亟待解决的问题。
  笔者认为,从中小企业的实际情况出发,它们的信息化建设有四条道路可走,这些道路中有的已有实施成功的经验,有的还较少有企业尝试。企业可以根据自身的规模、所处条件及经营内容的具体情况,从中选取适合自身情况的信息化建设道路。
  关键词:中小企业;信息化建设;实施道路
  中图分类号:F279.24文献标识码:A文章编号:1003-4161(2008)05-0157-04
  
  中小企业的信息化建设面临较多的难题,但如措施得当,中小企业实行信息化管理的基础条件还是具备的。当然中小企业信息化建设的道路应根据其自身目标,一般要求和自身的特点来选定,并且在选定具体的道路时,还需要借助一定的外部力量来支持。
  
  1.中小企业信息化建设的基本目标
  
  中小企业所处行业众多,规模大小差异很大,管理要求也不尽相同,这使他们信息化建设的具体内容会不相同,但由于中小企业在总体管理上的弱势,及信息化建设的基础不足等共性所决定,它们对信息化建设的基本目标大体相同,根据课题组的调查显示,这些基本目标体现在以下三个方面:
  1.1 信息化建设以会计信息化为先行
  在中小企业的各项管理工作中,会计工作的规范性最强,数据处理的数量较大和准确性要求最高。目前中小企业管理工作相对薄弱大部分源于会计监督和财务管理方面较弱。因此,在信息化建设中,以会计信息化为先行,比较切合企业实际,它最受关注,易于实施,针对性较强,既抓住了企业信息化管理问题的核心,又能不断积累经验,为后续实施更多的其他系统提供基础。从目前已实施了管理信息系统的企业来看,绝大部分正是启用ERP中的财务系列或是先启用财务系列的。
  1.2 通过信息化建设要能对企业的管理工作有实质性改进
  企业采用的管理信息系统要有先进管理牵引功能,在传统管理环境下,部门之间管理关系优化配置,数据标准化建设及企业内部控制制度建设等缺乏一个有力的牵引手段,使这些先进管理往往难以到位。因为企业基本管理作业的进行,并不受到制度本身是否优化的约束。启用信息化手段后,由于信息管理系统在作业规程设计上和数据处理规定上既是优化配置的又是有刚性的。使企业的管理必须按这个套路来做,稍有不到位,系统便无法运作。这样会逼着企业去优化管理工作,从而帮助企业在实质上改进管理工作。目前,中小企业信息化建设的重点是管理型系统,至少是ERP中的财务系列(低端用户),或是财务系列+供应链系列(中端客户)。
  1.3 通过信息化建设培养企业管理人员的信息化管理理念
  促使他们积极使用并用好信息管理系统,使信息管理系统真正为企业带来更多的效益,以消除中小企业在信息化建设问题上的“上马是找死,不上马是等死”的尴尬境地。
  
  2.中小企业信息化建设的一般要求
  
  2.1 信息管理系统的技术和安全性能要有保证,且后续服务能方便及时
  中小企业由于缺乏信息系统的维护和管理人才,对系统的技术认识和安全掌控要更多依赖供应商的帮助。因此,企业启用的信息管理系统首先会要求在技术和安全性能上有高的稳定性,以尽量减少对供应商的过多服务请求;其次是从系统的实施,升级维护及故障排除上需要供应商有高质量服务。从调查的结果看,这个要求被中小企业看得最重,它们在具体选择信息化发展道路时会充分考虑这一点。
  2.2 能有效控制信息系统的使用成本
  信息管理系统的成本因素较多,包括软硬件设施建设费用,系统实施费用和日常运行费用等。其中有些费用容易事先预计,有些费用有较大弹性。这样,信息系统的成本控制是中小企业信息化建设中要迈过的一道坎,一般来说,成本控制在很大程度上取决于系统使用的理念及实施方法是否得当两方面。而目前大多中小企业对信息系统的成本控制问题缺乏了解,在调查中有近30%的中小企业不知道信息系统的成本因素构成情况,不能充分把握成本控制问题(有一些企业就因出现过成本黑洞而对信息系统的启用产生恐惧感)。因此,中小企业在信息化建设的道路选择时应充分考虑有利于成本控制这一问题。
  2.3 不求拥有信息管理系统,但求拥有高质量的信息系统服务
  这是近年来中小企业信息化建设中的一种新动向。鉴于信息管理系统投资相对较高,更新又快,还需专人管理和维护,不少中小企业觉得难以负担。另外,中小企业尤其是一些小企业需处理的业务量不多,启用低档次信息系统没有意义,启用较高档次的系统又会造成浪费。因此,在信息化建设中寻求新的发展道路在所难免。
  
  3.中小企业信息化建设的道路选择
  
  针对中小企业信息化建设的基本目标,可以对他们的信息化建设做如下定位:系统的档次要中等以上,系统的使用成本要相对较低且可控,系统有良好的安全保证和技术性能,系统服务商有充分到位的服务支持。这样,中小企业可以结合自身的实际情况,在信息化建设中选择以下几条发展道路。
  3.1 依托系统供应商的帮助,走经过改良的ASP道路
  近年来,一些网络公司提供基于互联网的服务业务,为相关用户建立专业网站,提供网络财务软件的在线支持和服务,这种业务被称为ASP方案。在这种方案下,某一服务商将自己的应用软件放在服务器上供租赁,并对租用者负有维护管理软件,提供技术支持等责任,用户无需购买软件,通过在线租用服务商的软件,并按服务项目和数量付费。目前,已有金蝶、用友等公司提供这样的服务。
  由于ASP是网络技术、计算机技术和企业管理业务(主要是会计服务)处理技术的融合应用,中小企业采用这种方案有独到的优势:第一、信息化建设方便易行。只要用户和供应商签订ASP协议,就可以登陆到ASP网站内进行企业注册,获得自己的账号和密码,并建立企业自己的专用账套,整个信息化工作的平台搭建就基本完成。时间只在一个月左右。第二、节省成本。如企业自行建立一套系统,就需购置整套软硬件设施,要有信息管理专门人员及完成系统实施工作,费用比较高。而ASP方案,企业不必使用整套系统,而是选择自己需要的模块就行,用多少、租多少,用多久、租多久,只需付一定的租金就行。其他的费用,如系统升级,维护和数据备份等费用都由ASP来负担。平均月租数百元,这就极大地降低了信息系统的使用成本。由于是租用,用较高档次的系统也相对便宜。第三、系统使用方便易行,ASP是建立在internet上的Browser/server的结构,无论在什么地方,只要能上网,企业相关人员就可以在授权的范围内进行业务操作。第四、信息系统本身的技术性能较稳定。由于信息系统本身始终在服务商掌控下,不易出问题,而且出了问题也易及时排除。
  这种方案也有不足之处:第一,由于这是一种低收费的一对多服务,服务商的服务一般不够细化,也缺乏主动性。这不太有利于用户对系统的使用进行深化。第二,由于企业的数据存放在网站上,使得财务数据的专属性受到影响,不少用户担心数据容易泄密和受到意外侵害。
  如果对这种方案做一些改良,它仍然是中小企业信息化建设的一条较好途径。这个改良包括以下方面:首先是服务商要让用户充分了解信息安全管理方面的知识,并加强数据安全保障措施,使用户相信数据存放在网上是安全可靠的。第二是服务商应帮助客户营造信息化管理氛围,帮助用户多上些供应链和管理会计方面的模块,使企业有更多的管理部门和管理人员参与到信息管理系统中来。第三是服务商进一步改进服务模式,企业的情况是有差别的,不应以一个统一模式来帮助企业使用系统。供应商应帮助企业深化软件不同使用设置与方法,使用户不断增强系统使用的主动权。经过改良后,ASP方案还会有更好的前景。
  
  3.2 区域内多家企业联合建立中小企业信息处理作业中心的发展道路
  在有条件的情况下,区域内(尤其是有供应链关系)的多家企业可以签订协议,联合建立一个信息处理作业中心,共同购置一整套软硬件设施和局域网系统,搭建一个统一平台,使用一个共用场所,在中心统一聘用系统管理人员,各企业开设各自的账户,进行独立会计及业务事项的信息化管理。这实际上是一种信息管理系统资源集成化的发展道路。其有以下几方面的优点:第一,信息系统的分摊购建费用相对较低,可以启用较高档次的系统。第二,在软件模块方面是谁使用谁负担费用,有关人员、场地方面可统一使用,使企业的成本负担较轻,这就使中小企业用得起信息管理系统,也会使系统各个功能的使用率得到充分提高,减少功能出现闲置的现象。第三,更便于系统的集中管理和安全监控。多家企业共同建立信息系统中心,相对来说,就是一个较大的用户,有利于形成一支信息管理专业人才队伍,也会更有利于系统供应商集中力量针对性地做好服务工作,使系统的技术性能和安全监控更能得到保证。第四,便于交流经验,快速提高信息管理系统使用水平。中小企业对信息管理系统的使用有一个不断成熟的过程。一般来说,刚使用时,不少企业都是以掌握操作程序和规范性问题为主,因而只使用系统的基本功能,按基本配置来操作。而一些较高级的功能,较复杂的设置先不会用,只有在经过一个不断摸索的过程之后,才会自如灵活地使用整个系统。在多家企业共同使用一个平台的情况下,更有利于大家交流经验,相互促进,快速进入使用成熟期(可在半年左右进入成熟期,单家企业使用要在一年半左右进入成熟期)。 ......(未完,请点击下方“在线阅读”)
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